La norma internacional de auditoría 580 se refiere a la responsabilidad que tiene el auditor para obtener declaraciones escritas de la administración o encargados del Gobierno Corporativo durante la auditoría de estados financieros. Las declaraciones escritas son información que el auditor requiere de la entidad, y que puede utilizar para soportar la evidencia de auditoría. Estas declaraciones escritas deben ser dirigidas en cartas de representación al auditor por la administración. Además estas deben ser de fechas cercanas pero no posteriores al dictamen del auditor de los estados financieros. Es importante que estas declaraciones se presenten de manera escrita ya que con esto reduce las posibilidades de que hayan malos entendidos entre la administración o el gobierno corporativo de la entidad y el auditor. La comunicación entre estos es muy importante ya que pueden existir problemas que tienen importancia relativa y que pueden afectar la razonabilidad de los estados financieros de manera directa y es a partir de estas comunicaciones donde se pueden hacer evidentes y de la misma manera intervenir adecuadamente sobre ellos.
Es claro que el hecho que
el auditor cuente con las declaraciones escritas no garantiza que proporcionen
evidencia por si solas, estas son parte esencial en el desarrollo de la
auditoría de estados financieros y le permiten al auditor argumentar su
opinión, además como una evidencia de auditoría.
Objetivos
El auditor debe obtener las
declaraciones escritas de la administración y del Gobierno Corporativo,
manifestándose así que se cumple responsablemente con la elaboración de los
estados financieros de manera apropiada y con la integridad de la información
proporcionada al auditor, además de corroborar información y evidencias
importantes de auditoría en los estados financieros. Asimismo el auditor debe
responder las declaraciones escritas de la administración o encargados del
gobierno corporativo cuando sea pertinente.
Requisitos
Administración
a la que se le solicita declaraciones escritas: el auditor deberá solicitar
declaraciones escritas a los encargados de la elaboración de los estados
financieros, ya sea la administración o los encargados del gobierno
corporativo, quienes tienen responsabilidades por la manera como están descritos
y plasmados los estados financieros y deben tener pleno conocimiento de asuntos
relacionados.
Declaraciones escritas sobre las
responsabilidades de la administración: el auditor debe
solicitarle a la administración que le proporcione una declaración escrita en
la cual se manifiesta claramente que ha cumplido con su responsabilidad de la
realización de los estados financieros, estos descritos de acuerdo con el marco
de referencia de información financiera aplicable. Asimismo la administración
debe manifestar mediante una declaración escrita que le ha dado o no al auditor
toda información relevante y acceso, y si todas las transacciones están
registradas en los estados financieros, así como se expone en los términos de
trabajo puntualizados en el proceso de auditoría.
Otras
declaraciones escritas: si
el auditor necesita en cierto momento que le proporcionen otras declaraciones
escritas por parte de la administración para corroborar otra evidencia de
auditoría importante para los estados financieros, deberá solicitar esas
declaraciones escritas para apoyar el proceso de auditoría de manera pertinente
y apropiada.
Fecha
de y periodo cubierto por declaraciones escritas: la fecha de las declaraciones escritas
debe ser cercana a la fecha del dictamen del auditor. En la práctica es
recomendable que tenga la misma fecha del dictamen. No es recomendable que sea
posterior.
Forma
de declaraciones escritas: las
declaraciones escritas deberán estar en forma de una carta de representación
dirigida al auditor y con las características requeridas por las normas y
regulaciones pertinentes.
Duda
sobre la confiabilidad de las declaraciones escritas y declaraciones escritas
solicitadas, no proporcionadas: si
el auditor encuentra inconvenientes que pongan en duda la confiabilidad de las
declaraciones escritas con relación a la competencia, integridad, valores
éticos o diligencias de la administración, procederá a resolver dichas
preocupaciones con la realización de procedimientos de auditoría y si
definitivamente concluye que las declaraciones no son confiables deberá
comenzar con acciones apropiadas como evaluar el posible efecto en las
representaciones y evidencia durante la auditoría, y que tendría para la
opinión en el dictamen del auditor.
Cuando la administración no
proporciona las declaraciones solicitadas, el auditor debe discutir el tema con
la administración y revaluar su integridad y la confiabilidad de las
representaciones, y establecer las acciones a seguir teniendo en cuenta el
efecto que habrá sobre el dictamen del auditor, o determinar abstención de
opinión sobre los estados financieros, cuando sea pertinente.
