En principio, la contabilidad registra información económica para facilitar a los usuarios de la misma el diagnóstico y la toma de decisiones. La información contable es indispensable para las tres funciones básicas directivas; planificación, organización y control.
La contabilidad de gestión se fundamenta en la disciplina de la contabilidad, pero utiliza conceptos y técnicas de otras disciplinas para poder cumplir con su principal objetivo, el de asistir al directivo(*) (gerente) en su toma de decisiones.
El conjunto económico y empresarial ha experimentado en las dos últimas décadas un gran cambio cualitativo y cuantitativo. Para la gestión de la pequeña y mediana empresas, el cambio más importante es el relativo a la obtención y procesamiento de la información en una situación de incertidumbre nueva; se ha pasado de un sistema productivo de costes directos fácilmente identificables, cuya información era sencilla y fácil de interpretar, a otro cuyo proceso productivo es mucho mas complejo y la dependencia de los costes indirectos mayor, dando lugar a un sistema de producción cuya generación y absorción de información es enorme (cantidad) y compleja (cualidad). Las aplicaciones de los avances creados tiempo atrás han llegado a la pyme, modificando sus procesos productivos más allá de las limitaciones de espacio y tiempo. Por lo tanto el conocimiento del proceso productivo se hace más complejo a la “mirada” del gerente-directivo, haciendo necesaria la posesión de ciertas herramientas que posibiliten la obtención de información.
El actual* Plan General de Contabilidad (PGC 2007), de acuerdo con el IASB (establecido ya en el antiguo FASB a principios de los años 80) propone dos requisitos básicos a cumplir, para la información contable en general; la relevancia y la fiabilidad. Se presupone que los individuos que elaboran la información interna conocen el proceso de producción y por lo tanto existe una garantía mínima de fiabilidad, dando una prioridad absoluta a la relevancia. Dicha presunción puede ser errónea.
Relevancia
Cada vez es mas frecuente que las empresas, incluso las mas pequeñas, sean gestionadas como transnacionales; su mercado puede seguir siendo local o regional, pero su competencia es mundial. La pyme española compite, como proveedora, con empresas de Polonia, Marruecos o India, con mas fiereza que con sus competidores locales, que probablemente tendrán menos productos y servicios cruzados, pues a nivel regional su conocimiento cercano hará que se diferencien en mayor grado. Por lo tanto es más necesario que nunca poseer gran claridad sobre quién tome las decisiones, sobre quién se descarguen las responsabilidades y sobre quién tiene que dirigir en incertidumbre.
El concepto de organización aceptado popularmente procede de la antigua organización militar; sencillamente una organización se define por la forma en que se hace el trabajo(**). Antes el objetivo de una organización era que se hiciera el trabajo. En la actualidad se ha unido a ese objetivo el de atender al mercado, esto es, lo que se denomina unidad de negocio.
Por lo tanto, la organización pasa de tener la exigencia de terminar su proceso productivo a la autoexigencia de tener conocimiento de su proceso productivo, que es totalmente distinto. Dicho de otra manera, el mercado exige a la empresa tener pleno autoconocimiento de su proceso productivo, pero no en el sentido fabril sino en el sentido informativo y su métrica. Al pequeño se le exige ser autoconsciente, una especie de reflexión interna de la propia organización.
La cadena de valor de la empresa tiene dos flujos; el flujo tangible de materiales y el flujo de información. Por medio de este flujo de información la dirección conoce su organización y su producto. ¿Dónde se sitúa entonces la contabilidad de gestión?
El nuevo entorno competitivo de la pyme del siglo XXI hace que los márgenes de esta se reduzcan, los ciclos de producción sean mas cortos, las tiradas de producto mas pequeñas y una mayor diversidad y especialización de los mismos. Al moverse en márgenes más reducidos y productos o servicios menos estandarizados, la pequeña empresa necesita un gran conocimiento de cada una de las fases de su proceso productivo. Pero cuidado, estamos ante empresas cuyas estructuras organizativas y recursos son pequeños (pero sus requerimientos son grandes). La verdadera revolución organizativa se está dando en el seno de las pymes y micropymes (también en los autónomos/freelances), ya que los grandes conglomerados funcionan de la misma forma desde hace más de medio siglo.
Fiabilidad
La contabilidad de gestión, sobre todo en su vertiente analítica, se debe nutrir de unos datos de calidad (precisos). No debemos perder de vista que se trata de pequeñas y medianas empresas, organizaciones con recursos limitados y exigencias de eficiencia muy altas, por lo tanto la contabilidad de gestión debe ser mucho mas precisa, es decir, mucho mas fiable (libre de errores materiales).
Derivado de la herencia de Taylor, Fayol o Sloan, se tiene la errónea creencia de que existe una organización con una estructura ideal. Sin embargo cada vez es mas frecuente que las organizaciones se diseñen de formas diferentes, para diferentes objetivos, diferentes tipos de trabajo, diferentes personas y diferentes culturas.
Los profesionales, cuando leemos esto, inconscientemente pensamos en departamentos con responsables especializados, pero esta realidad es para las grandes empresas, el peso de la pyme en España supone mas del 90% del tejido empresarial nacional, siendo casi otro 90% sobre aquel micropymes, ¡pero las exigencias de eficiencia son las mismas que las de aquellas!
Por lo tanto, la contabilidad de gestión se debe situar en una empresa cuya organización es mucho más flexible, ligera y sobre todo con menos recursos que lo que muestran en la mayoría de las ocasiones libros especializados (tirón de orejas para las universidades). Se tiene la idea de que debe existir una persona que se encarga exclusivamente de controlar los costes y controlar unos presupuestos que se deben ir cumpliendo o en su defecto ir ajustándolos, sin embargo la pyme, en la mayoría de las ocasiones, no existen tales recursos. Por lo tanto hay que redefinir el establecimiento de los sistemas de control y de toma de decisiones que elaboramos los economistas.
La contabilidad de gestión en la pyme del siglo XXI (parte II)
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En esta segunda parte del artículo expongo las conclusiones sobre las reflexiones planteadas en la primera parte y doy las claves de lo que es una realidad y lo que va a ser una exigencia para la supervivencia de las pequeñas y medianas empresas (y de los freelances en otro tipo de ámbito).
1) El nuevo panorama mundial ha hecho resurgir la importancia de la contabilidad analítica y de gestión
La contabilidad de gestión evoluciona sobre los cambios en los entornos productivos y organizativos. En un principio se vinculó fuertemente a la información financiera, porque fue necesario establecer estándares que permitieran comparar elementos diversos de manera homogénea, posteriormente, cuando las grandes cadenas de producción y los productos se estandarizaron hasta el límite, su utilización se difuminó porque se trataba de productos con muchos costes directos fácilmente identificables. En la actualidad, con la complejidad de los procesos productivos y, en consecuencia, el aumento de la dependencia de los costes indirectos, ha hecho que la herramienta de contabilidad de gestión sea indispensable para nuestras pymes y micropymes.
2) La contabilidad de gestión, como sistema de información para la dirección es la única herramienta capaz de ser flexible y suministrar información fiable a la vez
Ser competitivo requiere tener información relevante y fiable, para esto se necesitan mecanismos de control (FMS, JIT, BSC, OPT…). Cuantos mas mecanismos de control se establecen existe mas rigidez y por lo tanto menos flexibilidad (aquello que permite sobrevivir a la pequeña empresa) por lo tanto parece imposible conseguir los dos objetivos, (1) información fiable y (2) organización flexible. ¿Cómo puede conseguir estos objetivos aparentemente excluyentes una pyme con recursos limitados?, mediante un sistema de información que vectorice la dirección de ambas junto con la visión y estrategia de la empresa. La organización debe girar en torno un sistema de información, y la contabilidad de gestión debe nutrirse de el.
3) El propio sistema de información para la dirección es el que modela la organización
El sistema de costes estandar establece un coste-norma que sirve de referencia para controlar posibles desviaciones. El nuevo entorno organizativo exige un coste estandar dinámico que evolucione en el tiempo. (*)Las necesidades de la pyme actual hacen que sus trabajadores atiendan a diferentes funciones; el nuevo entorno de márgenes estrechos en un mercado competitivo con ciclos de producción muy cortos hace que los trabajadores de la misma realicen diferentes funciones. La contabilidad de gestión se nutre de la dirección financiera, de la dirección de tesorería, de la dirección de control, de la dirección de producción y de la dirección de organización.
La figura del controller existe en aquellas pymes cuya estructura organizativa se creó hace mucho tiempo y que en ciertas fases del proceso productivo son más competitivas que la media por su posicionamiento, experiencia y amortización de las estructuras. Muchas de estas acaban siendo medianas empresas con estructuras organizativas mas cercanas a la gran empresa que al a micropymes. Por lo tanto, no existe un director de costes, uno de riesgos y uno de tesorería, sino que existe un director de tesorería que a su vez controla los costes y se encarga de los seguros y la mediación con la Hacienda y los terceros financieros y comerciales. Esta persona, que sueles ser la mas preparada (si no la única) del departamento financiero o administrativo, no tiene tiempo físico para bajar a la nave y pedir los papeles de trabajo al encargado. La consecuencia es que una contabilidad de gestión perfecta, si no es correctamente alimentada todos los días, no sirve para nada. Esto es lo que ocurre en las escasas pymes que tienen instaladas una buena contabilidad de gestión pero que no tienen instalado un buen sistema de información para la dirección. Los economistas tenemos la obligación y exigencia de saber cómo se debe alimentar un sistema de información para la dirección en la pyme y saber situar la contabilidad de gestión para que sea correctamente utilizada y bien interpretada por el directivo.
La dirección de la pequeña y mediana empresa necesita conocer el flujo de información de su cadena de valor en igual medida que el conocimiento del que ha dispuesto siempre sobre el flujo de materiales y productos/servicios para la toma de decisiones. Acabar el trabajo ya no es suficiente, hay que tener conocimiento del mismo (del mismo significa de la organización), por lo tanto cada lugar de coste no solo tiene un trabajo realizado, sino un responsable de su conocimiento. Esto nos lleva a una situación de ruptura con la estructura empresarial de la era moderna y postmoderna; los puestos de trabajo de mano de obra menos cualificada comienzan a tener una responsabilidad real en la cadena de valor, que se aproxima a la del cuadro directivo, la información que suministran es cada vez mas determinante para la toma de decisiones; se involucran en estas asumiendo responsabilidades que hasta entonces solo tomaban los directores de gestión. Surge por lo tanto una contabilidad de gestión que nace de un sistema de información que es el que dirige la organización de la empresa, porque dice (involucra exigiendo responsabilidades) como tiene que trabajar cada uno.
Como señalaba hace algunas décadas la American Accounting Association, la contabilidad de gestión debe aplicar adecuadamente los conceptos de medida, comunicación, información, sistema, feedback, control y comportamiento del coste. (**)Sin embargo el modelo organizativo de la pyme le obliga a establecer sistemas de gestión muy flexibles, de bajo coste y eficientes. Los avances informáticos y la adquisición de los avanzados sistemas de información para la dirección están al alcance de las pequeñas empresas (por su reducción de precio y subvenciones a las TIC), dependerá de su aplicación y adaptación que estas sean rentables y eficientes (y sus directivos tomen las decisiones mas correctas) en el nuevo estadio económico y empresarial.
Sí, también para las pequeñas.
