Tomado de https://www.academia.edu/
A continuación se pretender hacer un previo análisis sobre la Auditoria enefectivo: Efectivo y Equivalente de Efectivo, siendo un tema relevante parallevar la contabilidad de una empresa u organización, donde se tocarantérminos como el efectivo de caja y banco, objetivo de auditoría, control interno,procedimiento, caja chica, caja general y arqueo, banco, conciliación bancaria,entre otros.
Auditoria de efectivo y equivalente de efectivo es determinar con un ciertogrado de seguridad que las operacionesal contado y los saldos de bancos sonadecuados y válidos, el auditor debe obtener la evidencia suficiente como paraevaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance desituación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes enefectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos decaja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos.
Habitualmente la auditoria de efectivo y equivalente de efectivo estudiafundamentalmente la adecuación y validez de las operaciones y saldos, puestoque la adecuación y validez de estos elementos describe la situación que seproduce cuando no existen errores o irregularidades.
La auditoríade efectivo y equivalente de efectivo, es el examen de los cobros ydesembolsos (operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depósito(saldos de caja y bancos, esto con el propósito de verificación de lasoperaciones en efectivo y los saldos de caja y Bancoresultantes enfocandohacia una organizacióncomercial cuyos ingresosprovienen de las ventas, perotambién se puede aplicar a cualquier tipo de empresa, incluyendo aquellas sinfin de lucro.
I. COMPOSICION DEL EFECTIVO Y AQUIVALENTE DE EFECTIVO1. EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO
El efectivo representa un recurso propiedad de la entidad al que puede dárseleuso para cualquier fin, por lo cual tiene un gran valor para la empresa.
En lapráctica contable se denomina efectivo a las monedas de metal o a los billetesde uso corriente, los saldos en las cuentas bancarias y aquellos otros medios oinstrumentos de cambio, tales como cheques a favor de la empresa, girospostales telegráficos o bancarios, fondos de caja de cualquier tipo (caja chica,caja variable, oportunidades, pensiones y jubilaciones, protección, etc.), lasmonedas extranjeras, las monedas de metales precioso, como el oro, plata,etc.
Dada su naturaleza y disponibilidad, el efectivo generalmente debe serpresentado como primera partida del balance, salvo aquellos casos en que losfondos de caja, estén sujetos a restricciones o limitaciones por su
disponibilidad, razón por la cual deberán excluirse de la sección de activocirculante.
Una adecuada administración del efectivo es de suma importancia, porque elefectivo es un instrumento o medio aceptado para la adquisición de bienes yservicios.
Se requiere que las empresas establezcan eficientes sistemas yprocedimientos de control para protegerlo y salvaguardarlo de robos o fraudes.Por ello es necesario contabilizar correctamente las transacciones realizadasen efectivo, para disponer información confiable y sobre todo oportuna.
El efectivo es la primera cuenta del activo circulante, constituida por dinero osu equivalente, disponible de manera inmediata. De aquí su importancia dentrode la Empresa pues es el dinero con el que ella cuenta para cumplir con susobligaciones inmediatas.
Existen algunas medidas recomendadas para el control interno del efectivo,entre las cuales destacan:Segregación de funciones en las operaciones de la Caja de manera que quienreciba no contabilice y quien contabilice el pago no sea quien autorice.
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Realización de depósitos de todo el efectivo que se reciba, diariamente, enel banco.
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Realización de todos los pagos mediante cheques, excepto los montos muypequeños.Estos se pueden hacer por Caja Chica.
1.1 CAJA
Incluye el dinero en efectivo (moneda nacional o extranjera) y los chequescomunes recibidos de terceros. Periódicamente se realiza un control, se realizaun inventario de todos los elementos integrantes de caja, al cual se lodenomina arqueo de caja y el saldo contable de caja debe coincidir con elrecuento físico realizado.
1.2 FONDO FIJO
Hay gastos pequeños que no suelen pagarse con cheque, para atender a estetipo de gastos las empresas mantienen un fondo en efectivo denominado fondofijo que funciona así: A) Se asigna una suma determinada de dinero para constituir el Fondo FijoB) Se emite un cheque por ese importe para retirarlo del banco yentregárselo al encargado del Fondo Fijo
C) El encargado del Fondo Fijo realiza los pagos en efectivo que debaafrontarD) Cuando se llega a un importe mínimo establecido (ej. cuando le quedaS/. 30) el encargado confecciona una planilla de pedido de reposición deFondo Fijo con todos los comprobantes de las cosas que pago hasta esemomentoE) se emite un cheque por el importe equivalente a la suma gastada, queluego de ser comprado permite al encargado del Fondo Fijo tener unasuma de Fondo Fijo igual a la inicial
1.3. EFECTIVO EN TRÁNSITO
El saldo de esta subcuenta muestra el importe de dinero que ha sido remesadopor las filiales, sucursales, agentes vendedores o clientes, tanto del interiorcomo del exterior del país; así como el dinero que se encuentra en poder de lasempresas transportadoras de caudales. Particularmente, además de los casosvertidos en el comentario a esta cuenta, registrar también el importe que figuraen aquellos cheques pendientes de cobro o depósito, tales como los chequesno negociables (intransferibles), cheques de pago diferido, u otros denaturaleza similar.
1.4. CUENTA CORRIENTES
La cuenta corriente (cta. cte.) es un contrato bancario donde el titular efectúaingresos de fondos. Con una cuenta corriente se puede disponer de losdepósitos ingresados de forma inmediata a través de talonarios, cajerosautomáticos o la ventanilla de la caja o banco.
1.5. OTROS EQUIVALENTES DE EFECTIVO
El saldo de esta subcuenta muestra el importe de los depósitos en monedanacional o moneda extranjera a plazo en las instituciones del sistema financieroen concordancia a la normatividad emitida por la Superintendencia de Banca ySeguros que devengan intereses a tasa preferencial y pueden ser renovables asu vencimiento, las mismas que están representados por certificados.
1.6. DEPOSITO EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
El saldo de esta subcuenta muestra el importe de los depósitos en monedanacional o en moneda extranjera distintos a certificados bancarios depositadosen las instituciones del sistema financiero, en concordancia a la normatividademitida por la Superintendencia de Banca y Seguros que devengan intereses atasa preferencial y pueden ser renovables a su vencimiento. Los depósitospueden convenirse a plazo indefinido, llamado también ahorro libre (depósitosen ahorros) o a plazo fijo, contando para ello con un vencimiento exacto(depósito a plazo determinado).
1.7 FONDOS SUJETOS A RESTRICCIONES
El saldo de esta subcuenta muestra el importe de los depósitos en monedanacional o en moneda extranjera que se encuentran sujetas a restricción, yaque no pueden ser utilizados libremente (libre disponibilidad), ya sea por unaautoridad competente (debido a que son asignados para cubrir una partidaespecífica) o por una resolución judicial, será mostrado en el estado desituación financiera como activo corriente o no corriente de acuerdo al plazo deduración de las restricciones, debiendo señalar en la nota a los estadosfinancieros el tiempo y la naturaleza de la restricción.
COMPONENTES RELACIONADOSASPECTOS CONTABLESII. OBJETIVOS DE AUDITORIA
El objetivo del auditor que efectúa una auditoria de caja y bancos es determinarcon un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldosde bancos son adecuados y válidos. Esto deberá ser consistente con elobjetivo global del examen, esto es, la emisión de su opinión sobre los estadosfinancieros.
El auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldosde caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situación, reflejandebidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivodisponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de caja ybancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos.
El efectivo debe aparecer debidamente clasificado en los estados financieros ydebe informarse suficientemente de los fondos retenidos o comprometidos ydel efectivo no disponible para su reintegro (depósitos permanentes,certificados de depósito a largo plazo, etc.).
Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente laadecuación y validez de las operaciones y saldos. Puesto que la adecuación yvalidez de estos elementos describe la situación que se produce cuando noexisten errores o irregularidades, puede decirse que la auditoria de caja ybancos se ocupa fundamentalmente de los posibles errores e irregularidades.Por lo tanto, resultaría útil su posible clasificación a la hora de considerar lasposibilidades de control interno y los procedimientos de auditoría.
III. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos,de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostradosen los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, paraproceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de laEmpresa.
La conciliación regular de los resúmenes bancarios a cargo de empleados queno realizan tareas contables relacionadas con el manejo de fondos resultageneralmente un control clave que puede proporcionar la satisfacción deauditoria relativa a la contabilización de la transacciones de caja y banco.
Uncontrol detallado de las conciliaciones de los saldos bancarios preparadas porpersonal independiente puede proporcionar tanto evidencia sustantiva comoevidencia de que ese control está operando adecuadamente.
Cuando las conciliaciones son preparadas por personal involucrado en lastareas contables relacionadas con el manejo de fondos pero ellas sonrevisadas e iniciadas por un funcionario independiente, el auditor podrá probareste procedimiento y considerarlo como un control clave.
Procedimientos:
1. Cuando se confía en el control proporcionado por la conciliación de lascuentas bancarias realizadas por el personal de la empresa:
a) Preguntar a la persona que realiza el trabajo de qué manera serecibe el resumen bancario y otra documentación de respaldo,como se realiza el proceso de conciliación y de que formas setratan e informan las partidas conciliatorias inusuales.
b) Preguntar a la persona que revisa la conciliación acerca delalcance de los documentos presentados para su revisión, losprocedimientos de revisión que realiza y la forma en que secontrolan y resuelven los ajustes, partidas conciliatorias, etc.Examinar la evidencia reciente del proceso y resolución de dichospuntos.
c) Examinar una muestra de las conciliaciones terminadas y losdocumentos de respaldo, incluyendo con los relacionados con losajustes, partidas conciliatorias y su resolución, y examinar laevidencia de que la conciliación fue realizada y revisada y que laspartidas inusuales fueron investigadas.
2. Obtener la conciliación bancaria y los resúmenes bancarios,correspondientes, cheques pagados y otras notas de débito o créditopara la fecha respectiva y realizar lo siguiente:
a) Asegurarse de que la información de respaldo obtenida escompleta.
b) Verificar la exactitud matemática de la conciliación.
c) Comparar el saldo de libros según la conciliación con los registroscontables
d) Comparar el saldo según banco de la conciliación con laconfirmación recibida directamente con el banco y con el resumenbancario.
e) Controlar todo los fondos en tránsito para asegurarse de que elente no los ha recibido después de la fecha de corte. Si fueranecesario, se deberán examinar las copias de las boletas dedepósitos.
f) Analizar los conceptos y documentación de respaldo de otrosconceptos inusuales en la conciliación.
g) Comparar los cheques pagados por el banco con el resumenbancario ´posterior observando el periodo transcurrido entre laemisión y presentación del cheque (un periodo excesivo puedeindicar que se emiten cheques con fecha adelantada)
h) Investigar los cheques que permanecen pendiente durante unperiodo prolongado de tiempo.
i) Verificar la existencia de la emisión de cheques de pago diferido ysu correcta inclusión como pasivo.
3. Observar las conciliaciones bancarias por el resto del periodo einvestigar las partidas conciliatorias inusuales.
3. CONFIRMACIONES BANCARIAS
Este procedimiento puede proporcionar una confirmación independiente de lossaldos y/o transacciones individuales, y puede proporcionar evidencia de laefectividad de los sistemas y controles.
La confirmación generalmente es requerida en todas las auditorias.Los resultados de las confirmaciones de cuentas bancarias se utilizanfrecuentemente en relaciones con nuestras pruebas sobre la conciliación desaldos bancarios y para proporcionar evidencias de préstamos, activosgravados, avales y otros asuntos pertinentes.
Existen formularios estándar que se utilizan para solicitar información bancariapara fines de auditoria.El número de cuentas bancarias a confirmar depende de diversos factores,como por ejemplo:-La cantidad y tipo de cuentas-La significatividad y riesgo asociado con los saldos bancarios.-La evaluación de la efectividad de los sistemas de información y control.
Además las cuentas que son consideradas significativas también deberán serincluidas, como por ejemplo:-Principales Bancos-Saldos individualmente significativos-Cuentas con problemas conocidos
La confirmación puede llevarse a cabo antes del cierre del periodo a menosque que existan debilidades de control significativas.
Procedimiento:1. Obtener o preparar una lista completa de todas las cuentas bancariasexistentes durante el periodo (las cuentas corrientes, de depósito,préstamos, cartas de crédito, valores al cobro, etc., también deben deser incluidas).
2. Completar o hacer que el ente complete los formularios estándar(cuando se requiere un formato diferente del formulario estándar,resultará más eficiente explicarlo en una carta aclaratoria.)
3. Acordar que la empresa autorice al banco a cumplir con el requerimientode auditoria. Esto puede hacerse mediante la firma de la carta de pedidoo escribiendo en forma separada al banco otorgando una autorizaciónespecial válida hasta nuevo aviso.
4. Preparar un listado de control de las confirmaciones.
5. Despachar las cartas de pedido directamente, adjuntando una copiaadicional de cada pedido para el banco.
6. Registrar las fechas de despacho y recepción en el listado de control.
7. Si fuera necesario, enviar un segundo pedido.
8. Controlar la respuesta a medida que son recibidas y realizarinmediatamente un seguimiento de las discrepancias observadas de lasiguiente manera.
a) Revisar el sobre y el formulario estándar para identificar cualquierposible evidencia de falta de autenticidad.
b) Identificar aspectos inusuales para realizar un seguimientoinmediato.
4. CUMPLIMIENTO
El auditor deberá obtener evidencias que respalde
- Integridad.
Todas las transacciones y eventos que debieron haber sidoregistradas, han sido registradas.
- Exactitud.
El importe y otra información relativos a las transacciones yeventos registrados han sido registrados adecuadamente.
- Corte.
Todas las transacciones y eventos han sido registrados en el periodocontable correspondiente.
- Clasificación.
Todas las transacciones y eventos han sido registrados en lascuentas contables apropiadas.2) Aseveraciones relativas a las cuentas de balance al final del ejercicio:
- Existencia.
Los activos, los pasivos y el capital existen, son reales.
- Derechos y obligaciones.
La entidad mantiene o controla los derechos sobrelos activos, y los pasivos son obligaciones reales y adecuadamente controladaspor la entidad.
- Integridad.
Todos los activos, los pasivos y el capital que deberían haber sidoregistrados se han registrado.
- Valuación.
Los activos, los pasivos y el capital están incluidos en los estadosfinancieros con los saldos apropiados y cualquier ajuste por valuación estádebidamente registrado.3) Aseveraciones sobre presentación y revelación: Ocurrencia y derechos yobligaciones:La revelación de eventos, transacciones y otros asuntos, han ocurrido yconciernen a la entidad.
- Integridad.
Todas las revelaciones que deben ser incluidas en los estadosfinancieros, se han incluido.
- Clasificación y comprensibilidad.
La información financiera se encuentra,apropiadamente, presentada y descrita, y las revelaciones están expresadascon claridad.
- Exactitud y valuación.
La información financiera y otro tipo de informaciónque concierna al proceso de negocio de la entidad, se encuentran reveladosapropiadamente, y por los montos correctos, en la información financierapresentada por la compañía.
VI. ENFOQUE DE AUDITORIA
Se ha determinado que el componente efectivo y equivalente de efectivomuestra una situación a un momento dado mientras que los subcomponentescobranzas y pagos representan un grupo de transacciones ocurridas duranteun periodo. Ya se expresó que en la generalidad de los casos, loscomponentes de transacciones son más adecuados para aplicarles un enfoquede confianza en los controles, pruebas de cumplimiento, mientras que en loscomponentes de saldos resulta más eficiente aplicarles un enfoque sustantivo.
Para los dos subcomponentes de transacciones mencionados que representannormalmente un volumen significativo de operaciones individuales, la confianzaen los controles que pueda depositar el auditor generalmente será máseficiente que la aplicación de procedimientos detallados sobre saldos. A su vez,si los controles se presentan en forma adecuada y se logra evidencia de ello, lacaja y los bancos que surgen del proceso del área de tesorería, tambiénestarán adecuadamente contabilizadas, centrándose el auditor en la revisión dela afirmación, exposición y medición contable de saldos en moneda extranjera.
Ejemplos:
En un ambiente de controles adecuado, el arqueo de los valoresexistentes en caja en forma periódica por parte de la sociedad sueleconstituir un potencial control clave en la medida que los resultados dedicho recuento se cortejen con los montos que surgen de la contabilidady analicen las diferencias.De esta forma el auditor verificara el cumplimiento del procedimientodescriptivo a la vez que comprobara el saldo de la cuenta bajo análisis.
El alcance y la oportunidad en la realización de esta prueba de “doblepropósito”
serán evaluados en función a la estrategia de auditoriaplanificada con el fin de obtener evidencia de auditoria significativa enforma eficiente.
La confirmación de todas las cuentas bancarias del ente utilizadas encualquier momento de un ejercicio económico suele resultar convenientea fin de determinar el estado de las cuentas con o sin saldo al cierre ylograr la obtención de información adicional sobre préstamos, garantías,avales, etc. De esta forma es eficiente el envió de confirmaciones alcierre del ejercicio puesto que brinda información adicional para lapresentación y exposición en los estados financieros además delrespaldo que se obtiene para los saldos incluidos en dichos estados.
La realización adecuada de conciliaciones bancarias por parte de lasociedad otorga evidencia de que las cobranzas y desembolsoscontabilizados en los registros auxiliares y en las cuentas del mayorgeneral concuerdan o pueden ser conciliadas con los registros de lasentidades financieras. Por otra parte, dichas conciliaciones proporcionanseguridad de que los cortes de las operaciones del cierre del periodoson correctos.
El auditor procederá a revisar las conciliaciones bancariascomo respaldo de los saldos y los cortes al cierre del periodo o biencomo un control clave en el cual depositara su confianza.
Si está satisfecho respecto a la confiabilidad de los procedimientosmencionados puede ser apropiado limitar las pruebas de auditoria al cierre aconfirmaciones de saldos y revisar una selección de conciliaciones bancarias,mientras que en las visitas preliminares aplicar las pruebas de cumplimientoque correspondan.
VII.
CONCLUSIÓN
El estudio finalizado sobre la Auditoria de Efectivo: Caja
–
Banco, difiere elconocimiento cognoscitivo que se debe tener ahora de manejar una empresa oinstitución, ya que hay que seguir una serie de patrones, reglas oprocedimientos las cuales conlleva al correcto funcionamiento de la misma,siendo el efectivo la primera cuenta del activo circulante, constituida por dineroo su equivalente, disponible de manera inmediata.
De aquí su importanciadentro de la Empresa pues es el dinero con el que ella cuenta para cumplir consus obligaciones inmediatas, mientras que la caja es la cuenta donde secontabilizará todo el dinero que entre o salga de la Empresa.En esta investigación también se lleva a cabo varias terminologías quesustentan dicho estudio como es la Caja Chica, la cual es una pequeñacantidad de efectivo que se mantiene en caja o en depósito, que se hacedisponible para pagos menores.
Al agotarse se repone abonando a las cuentasrespectivas.Siguiendo este contexto el Banco, es la cuenta utilizada para indicar todo eldinero en efectivo que tenga la Empresa depositado en las EntidadesBancarias, del cual se pueda disponer en cualquier momento. Refleja entonceslas operaciones de la Cuenta Corriente de la Organización y el Arqueo de Cajaconsiste en contar todo el efectivo en poder del cajero para verificar si se hacontabilizado todo el efectivo recibido y por recibir.
Los saldos representadosen Caja y Bancos deben corresponder al efectivo en poder de la compañía, entránsito o en bancos.
