Las transacciones comerciales son aquellas que buscan suministrarnos la información necesaria para llevar un control más ordenado de las operaciones realizadas en una empresa o negocio.
La forma común de expresar estas transacciones es a través de las denominadas cuentas “T, las cuales se hacen de forma separada y luego son llevadas al Diario General.
Primeramente recordemos qué es importante a la hora de realizar una transacción comercial, como ya se analizó en el tema del Movimiento de las Cuentas:
1. Determinar una cuenta afectada (nombre). Recuerda que siempre se afectarán por lo menos dos cuentas: una por el débito y otra por el crédito, las cuales al sumarse deben tener la misma cantidad.
2. Clasificar la cuenta según su grupo (activo, pasivo, capital, ingreso, costo y gasto)
3. Determinar si la cuenta aumenta o disminuye y anotar en el lado correcto de la cuenta.
A continuación verás una explicación de los movimientos de algunas cuentas, las principales. El propósito de esto es saber cuándo hay que registrar una cuenta por el lado débito o por el lado crédito, según sea el caso. Puedes buscar los tipos de cuentas en esta tabla de contenido:
Contenidos
Se debita por:
1. Ventas al contado.
2. Inversión adicional del dueño del negocio en efectivo.
3. Abonos de clientes.
4. Cancelaciones de las facturas por parte de los clientes.
Se acredita por:
1. Depósitos al banco de los fondos que se tiene en caja.
2. Pagos en efectivo.
3. Retiro de efectivo por parte del dueño.
-Banco: se registran los depósitos y contra los que se van a girar cheques para hacer pagos relacionados con las operaciones del negocio.
Se debita por:
1. Todos los depósitos que se realicen.
Se acredita por:
1. Cheques girados por pagos efectuados.
-Cuentas por Cobrar: se registran los cargos por las ventas al crédito que se realicen a los clientes.
Se debita por:
1. Ventas al crédito.
Se acredita por:
1. Abono de los clientes.
2. Cancelación de la deuda o factura.
3. Devoluciones.
-Documentos por Cobrar: se registran las ventas al crédito por medio de letras o pagarés.
Se debita por:
1. Ventas al crédito por medio de letras o pagarés.
Se acredita por:
1. Abono a las letras o pagarés.
2. Cancelación de las letras o pagarés.
3. Devoluciones.
-Seguros Pre-pagados: se registra el monto de todas las pólizas de seguro que cubra cualquier riesgo de los activos de la empresa.
Se debita por:
1. Compra de póliza.
2. Renovar o aumentar la póliza.
Se acredita por:
1. Amortizar la póliza.
2. Disminuir o cancelar la póliza.
-Materiales de Oficina:
Se debita por:
1. Compra de lápices, papel, engrapadoras, sobres, perforadoras, etc.
2. Inversión adicional del dueño.
Se acredita por:
1. Devoluciones.
2. Retiros por parte del dueño.
3. Ajustes.
-Equipo de Oficina:
Se debita por:
1. Compra de computadoras, sumadoras, impresoras, etc.
2. Inversión adicional del dueño.
Se acredita por:
1. Venta del equipo.
2. Retiro por parte del dueño.
3. Devoluciones.
-Terreno:
Se debita por:
1. Compra de lote o finca.
Se acredita por:
1. Venta del lote.
-Edificio:
Se debita por:
1. Compra del edificio (lugar en donde la empresa llevará a cabo sus operaciones).
Se acredita por:
1. Venta del edificio.
-Mobiliario de Oficina:
Se debita por:
1. Compra de escritorios, sillas, archivadores, estanterías, etc.
Se acredita por:
1. Venta del mobiliario.
2. Retiro por parte del dueño.
3. Ajustes
-Equipo Rodante:
Se debita por:
1. Adquisición de autos, camiones de carga, etc.
Se acredita por:
1. Venta del equipo rodante.
2. Retiro por parte del dueño.
3. Ajustes.
Hasta este punto hemos visto los diversos movimientos que pueden tener algunos activos. Es importante saber a qué nos referimos al decir “Se debita” o “Se acredita” porque en las cuentas “T” encontrarás dos lados, uno débito y otro crédito, en los cuales tendrás que registrar las cantidades según corresponda. Es decir, si una cuenta resultó que se acredita entonces tendrás que ponerla por lado crédito; si por el contrario se debita, la pondrás por el débito.
Se debita por:
1. Pago de abonos a deudas.
2. Cancelación de deudas.
Se acredita por:
1. Compras de mercancías al crédito.
2. Compra de activos al crédito.
-Tesoro Nacional, ITBMS:
Se debita por:
1. Compra de mercancías o activos que paguen ITBMS, al igual que la adquisición de servicios y las importaciones gravadas con este impuesto.
2. Pago de gastos y devoluciones en ventas.
Se acredita por:
1. Ventas de mercancías, activos o servicios que paguen ITBMS.
2. Retiro de bienes o mercancías por parte del dueño del negocio.
3. Devoluciones en compras.
-Documentos por Pagar: se registran obligaciones de la empresa por medio de las cuales se firme un pagaré, letras u otros documentos negociables.
Se debita por:
1. Abono al documento.
2. Cancelación del documento.
Se acredita por:
1. Compras al crédito con la firma de algún documento.
-Préstamos por pagar:
Se debita por:
1. Abonos o cancelación a préstamos.
Se acredita por:
1. Registro del préstamo.
-Hipoteca por Pagar:
Se debita por:
1. Adquisición de alguna posesión para la empresa con un bien inmueble como garantía.
Se acredita por:
1. Cancelación de la hipoteca.
Se debita por:
1. Ajuste y cierre.
Se acredita por:
1. Aporte inicial del dueño del negocio.
2. Inversión adicional del dueño del negocio.
-Personal de…:
Se debita por:
1. Retiro de capital (efectivo) por parte del dueño.
2. Retiro de bienes o valores por parte dueño del negocio.
Se acredita por:
1. Ajustes y cierre.
Se debita por:
1. Cierre de la cuenta (estos cierres se realizan al final del periodo contable).
Se acredita por:
1. Ventas de mercancías al crédito o al contado.
Se debita por:
1. Compras de mercancías al crédito o al contado.
Se acredita por:
1. Cierre de la cuenta.
2. Retiro de mercancías por parte del dueño del negocio.
Se debitan por:
1. Pagos o desembolsos en general (luz, agua, teléfono, salarios, publicidad, misceláneos...)
Se acreditan por:
1. Ajuste y cierre.
Estos son los diversos movimientos que tienen las cuentas más utilizadas. Es necesario que puedas identificar las cuentas a la hora de realizar las transacciones, por lo que tendrás que tener presentes estos movimientos todo el tiempo y saber cómo aplicarlos debidamente, porque en ocasiones te encontrarás con transacciones que afectarán hasta unas cinco o seis cuentas y recuerda que siempre al sumar los lados débito y crédito deben ser iguales.
