Ambos aspectos del costeo requieren cumplir con ciertos requisitos fundamentales, siendo los necesarios para el resultado del costeo (¿qué hacer?). El primer requisito en orden de importancia es la exactitud, las decisiones más importantes de una empresa giran en torno al margen de ganancia que tiene cada producto; si nuestro proceso de costeo falla en este requisito, nos inducirá a errores que podrían ocasionar graves efectos económicos
En segundo orden de importancia esta la oportunidad, para medir su nivel de cumplimiento basta con hacernos la pregunta: ¿estamos a tiempo reducir o eliminar la distorsión detectada en el costo?
En tercer lugar está el Alcance, determinado por los objetos de costos que se deseen controlar.
Finalmente debe ser claro y orientado a que el análisis de los resultados no sea ambiguo o confuso.
Por otro lado los requisitos del proceso de costeo (¿cómo hacerlo?) parte de que debe ser viable y adecuarse al tamaño y complejidad de la organización.
En segundo lugar debe cumplir con ser sostenible repitiéndose de manera continua, según las necesidades de la empresa.
Finalmente es necesario buscar que sea simple, en la medida de lo posible, facilitando que sea usado por toda la organización.
En resumen el sistema de costeo debe ser un proceso diseñado de acuerdo a las características y fines de la organización. Siendo que toda organización es dinámica, este proceso deberá adaptarse continuamente a los cambios internos y externos, que afecten los planes de producción y ventas. Siendo evidente que el diseño del sistema de costeo requiere la principal atención, porque garantizará el cumplimento de los requisitos de los resultados obtenidos en este proceso.
Por lo tanto, el diseño de un sistema de costeo enfocado en la Efectividad, debe cumplir con:
· Un conocimiento claro del tamaño y cultura de la organización. Por lo general cada centro de costos se asocia a un solo proceso (que en ocasiones determina la creación de un departamento dentro de la organización), existiendo tantos centros de costos como procesos reconocidos en la organización. Se debe evitar usar el lugar geográfico para dividir un centro de costos, este aspecto es parte de los atributos de cada registro.
· Reconocer el flujo de cada producto a lo largo de los procesos, acumulando el costo de cada proceso conforme se avanza en la cadena de producción.
· Medir la producción en cada unidad de tiempo, que relacionado al registro de costos, proporciona el costo unitario de cada producto en cada unidad de tiempo.
· Estar orientado a la medición de procesos de alta repetición, no siendo funcional en procesos no repetitivos.
· En cada unidad de tiempo de cálculo, debe controlar el inventario de los productos en cada proceso y su valoración, teniendo en cuenta aquellos productos que están en proceso. Existen diferentes tipos de valorizar inventarios y debemos usar los que nos sean convenientes pero que cumplan con los requisitos legales del país.
· Acumular los costos en cada proceso desde el inicio hasta el final de la cadena productiva, para determinar el costo final de cada producto.
· Definir las tareas y responsabilidades en las tres etapas generales de un sistema de costos por procesos:
o Recolección de datos. Usar equipos para este fin (contadores, odómetros, medidores de energía, etc.), dejando la menor cantidad posible de recolección manual de datos.
o Cálculo de Equivalencias. Los datos puros deben transformarse en valores monetarios, en base a costos base o tarifas pre-fijadas.
o Cálculo de costos transferidos totales y unitarios. En esta etapa se conjugan dos aspectos importantes: el primero es el sistema informático que procesa los datos y el segundo es la capacidad del responsable de costos, de realizar la distribución de los gastos indirectos.
· Usar un sistema informático flexible y adaptado a la organización. Este sistema jugará un rol importante en cumplir los todos requisitos del producto de la actividad de costeo
En conclusión, para lograr el equilibrio del uso de recurso y la busque da de resultados del proceso de costeo por procesos, debemos ser creativos en su diseño y rigurosos en su ejecución. La creatividad generará un proceso simple de realizar y sostenible en el tiempo al hacer un uso eficiente de los recursos necesarios para su ejecución. La rigurosidad, garantizará que los resultados sean consistentes en el tiempo y los resultados del costeo cumplan con los requerimientos de la organización, convirtiéndose en información vital para la toma de decisiones y el planeamiento estratégico.
RAFAEL GUILLEN
Master en Ingeniería de Sistemas por la Universidad Nacional de Ingeniería, Ingeniero Industrial por la Universidad Nacional de San Agustín. Actualmente se desempeña como Jefe de Administración de Contratos en la Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. Cuenta con amplia experiencia en Gestión de Servicios en Base a los Costos Corporativos y Aplicación de SAP en Costos, logrando desarrollar e implementar el Sistema de Gestión de Información Minera – SIGM para la Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. Se ha desempeñado como Jefe de Ingeniería encargado del Diseño del sistema de costeo por actividades en la Compañía de Minas Buenaventura S.A.A.
