Sin importar el tamaño de su negocio, grande, mediano o pequeño, llevar un control contable de las operaciones comerciales es fundamental para promover la toma de decisiones acertadas y poner en marcha acciones de mejora.
Cuando se desconoce la información financiera, no se tiene una visión clara y objetiva sobre la estabilidad y solvencia de una compañía, y por ende, se desconoce su rentabilidad (si está generando ganancias o pérdidas). Todo esto impide medir la trayectoria financiera y determinar estrategias con visión hacia el futuro.
¿Por qué es importante un buen manejo de las finanzas?
El buen manejo de las finanzas es un requisito básico para formalizar un negocio. No es posible determinar el éxito de una panadería o pastelería, si no se lleva un control sobre su facturación, flujo de dinero, impuestos, entre otros.
Entendemos que la contabilidad puede ser tediosa si se desconoce cómo llevarla; sin embargo, tener una contabilidad adecuada vale la pena, pues cuanto más completos y precisos sean los registros, mayor facilidad habrá para analizar las tendencias comerciales y obtener información clave para mejorar. Adicionalmente, una buena contabilidad facilita la administración de los pagos de impuestos y devoluciones.
Cabe resaltar que realizar la contabilidad de su panadería o pastelería -o de cualquier negocio- permite llevar un control preciso de los ingresos y egresos. Así mismo, a mediano y largo plazo, permite planear estrategias de crecimiento basadas en los ingresos o en las inversiones que se vayan consolidando.
7 beneficios de llevar correctamente la contabilidad de su negocio
Saber los ingresos del negocio: llevar una buena contabilidad permite identificar el estado real de las ventas diarias.
Conocer los gastos u obligaciones del negocio (egresos), tales como compras a proveedores, salarios de los empleados, arriendo y servicios públicos, entre otros.
Realizar el balance general entre ingresos y egresos: facilitará Saber los ingresos del negocio conocer la situación financiera del negocio.
Administrar correctamente el inventario de productos e insumos que tiene en su negocio.
Controlar los gastos del personal y servicios que son necesarios para la operación del negocio.
Prever imprevistos financieros que se presenten durante la operación del negocio.
Optimizar el uso de materias primas y recursos necesarios para la producción de sus productos.
Consejos para llevar una contabilidad adecuada
Mientras algunos negocios prefieren llevar la contabilidad de manera tradicional, es decir, en cuadernos o carpetas, otros prefieren utilizar plataformas o sistemas especializados que procesan y articulan la información contable y fiscal del negocio, manteniendo los datos actualizados en todo momento. ¿Cómo llevar su contabilidad? Siga leyendo…
Para llevar correctamente la contabilidad de su panadería o pastelería, es necesario contar con un profesional que asesore su negocio; sin embargo, si no cuenta con los recursos suficientes para contratar un contador, a continuación le mostraremos consejos útiles para cuidar sus finanzas sin invertir mucho dinero:
Digitalizar las operaciones contables: adquirir un software contable ayuda a reducir errores en la introducción de datos de ventas, ingresos, inventarios y gastos. De igual manera, permite consolidar la información en un solo sistema que se puede consultar en cualquier lugar y momento, sin temor a perder la información, pues todos los datos se almacenan en la nube.
Organizar las facturas según su tipo: tener las facturas en orden facilita su consulta (sea por fecha o número) y sirve para tener un mejor control de las ventas y de los gastos. Sin embargo, además de un registro físico, se recomienda digitalizar las facturas con el fin de tener perdurabilidad del registro.
Revisar la exactitud de la información: la información debe coincidir con el dinero de los ingresos y egresos en las cuentas de la panadería o pastelería. Revisar esta información de manera constante facilitará, tanto la detección de errores a tiempo, como la declaración de impuestos ante la DIAN al final de cada periodo fiscal.
Registrar los pagos de nómina: administrar la nómina y registrar los pagos de salarios, permite llevar un mejor control del negocio. En este punto es importante mencionar que también se deben registrar las retenciones de seguridad social en los tiempos establecidos.
Llevar una contabilidad diaria: registrar todos sus ingresos y egresos de manera diaria, comparando al final de cada jornada los registros con el estado real del negocio, permite detectar a tiempo cualquier vacío o irregularidad.
Determinar un responsable para llevar la contabilidad: evite que su contabilidad sea llevada por varias personas, pues esto puede acarrear grandes confusiones e incluso pérdidas. Por esto, le recomendamos tener solo un encargado en caja y solo un encargado en registro de facturas entrantes y salientes.
Conocer las obligaciones fiscales: desconocer algunas obligaciones en materia de impuestos es uno de los principales problemas de los pequeños negocios. El problema es que el desconocimiento puede incurrir en multas e incluso en sanciones administrativas; por esto, es importante indagar e investigar acerca de los impuestos que se deben pagar, teniendo claro las fechas y los valores.
Adelantarse a los imprevistos: al llevar una contabilidad ordenada y precisa, no olvide incluir siempre recursos que le permitan minimizar los efectos de posibles imprevistos, tanto de su negocio, como del entorno.
Finalmente, revise los indicadores cada determinado tiempo, con el fin de conocer la situación del negocio y tomar decisiones correctas.
